Dokumenten Management System (DMS)

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Unternehmen sehen sich mit einer ständig zunehmenden Zahl unterschiedlicher Dokumente konfrontiert, die sie beherrschen, bearbeiten, verwalten und unveränderbar verfügbar halten müssen. Das Problem ist dabei: Die Dokumente liegen nicht nur in verschiedenen Arten vor, sondern sind auch in ihrer Form uneinheitlich.

Unternehmen sehen sich mit einer ständig zunehmenden Zahl unterschiedlicher Dokumente konfrontiert, die sie beherrschen, bearbeiten, verwalten und unveränderbar verfügbar halten müssen. Das Problem ist dabei: Die Dokumente liegen nicht nur in verschiedenen Arten vor, sondern sind auch in ihrer Form uneinheitlich.

Unterlagen aus unterschiedlichen Gewerken und Arbeitsbereichen müssen dabei zusammengeführt und auf einem vollständigen und gültigen Stand gehalten werden. Zum Artenspektrum gehören unter anderem Zeichnungen und Modelle der Konstruktion, Beschreibungen der Technischen Produktdokumentation, Vorgänge im Bereich Auftragseingang und -verfolgung, Rechnungs- und Bestellwesen, Kunden- und Lieferantenbetreuung, Service und Beschwerdemanagement.

Bislang wurden Dokumente oftmals noch als einzelne Informationsträger betrachtet. Doch heute rückt im Umgang mit Dokumenten immer stärker der Zusammenhang mit Arbeitsabläufen und Geschäftsprozessen in den Fokus sowie die Beziehungen zu anderen Dokumenten und Daten.

Das Thema Dokumentenmanagement ist deshalb eine abteilungs-, funktions- und standortübergreifende Herausforderung. Schätzungen zufolge

  • sind 85 Prozent der Informationen unstrukturiert,
  • entfallen 30 Prozent der Arbeitszeit auf das Suchen von Informationen und
  • 40 Prozent der zurechenbaren Arbeitszeit allein auf das Handling von Papierdokumenten.

Die Frage nach der Wirtschaftlichkeit eines DMS-Einsatzes lässt sich im Einzelfall jedoch nur auf Grundlage von klar abgrenzbaren Entscheidungsparametern und einer Gegenüberstellung der Kosten und des zu erzielenden Nutzens seriös beantworten. Die Kosten werden dabei stark von der konkreten DMS-Auswahl und dem gewählten Vertriebsweg beeinflusst.

Stellt man die Kosten dem zu erzielenden Nutzen gegenüber, so gilt es hier, zwischen quantifizierbarem und qualifizierbarem Nutzen zu differenzieren. Ersterer ist monetär bewertbar und den klassischen Methoden der Investitionsrechnung zugänglich, bei letzterem erfolgt in der Praxis eine Nutzenbewertung meist in Form einer verbalen Nutzenbeschreibung. Zu den wichtigsten quantitativen Nutzenpotenzialen zählen

  • die Verkürzung der Durchlaufzeit,
  • die Einsparung von Sach- und Personalkosten
  • und das Erreichen von Skonto-Zielen.

Im VDMA-Leitfaden „Einführung eines Dokumentenmanagement Systems“werden grundsätzliche Funktionen von DMS-Systemen beschrieben und Hinweise zur Abgrenzung und Integration von DMS mit anderen IT-Lösungen gegeben. Ein Fragenkatalog, der Unterstützung bei der Anbieterauswahl gibt, und einige Praxisbeispiele runden die Publikation ab.

Best practices finden Sie im Downloadbereich dieses Artikels.

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