Technische Produktdokumentation

VDMA

Die Technische Produktdokumentation ist mehr als nur eine Serviceleistung für den Bediener. Die Produktdokumentation macht sich mit dem Gerät, der Maschine oder der Anlage vertraut.

Die Technische Produktdokumentation ist mehr als eine Serviceleistung für den Bediener, der sich mit dem Gerät, der Maschine oder der Anlage vertraut macht. Sie ist ein wichtiger Bestandteil des Produktes und kann bei verzögerter Lieferung sogar zu Zahlungseinbußen führen. Deshalb muss sie korrekt und sorgfältig erstellt sein. Eventuelle Mängel in der Dokumentation können andernfalls zu Haftungsfällen führen. Doch für viele Unternehmen stellt sie noch immer ein notwendiges Übel dar.

Dabei gibt es intelligente Lösungen, die den Erstellungsprozess vereinfachen: Redaktionssysteme für die Technische Dokumentation.

Sie ermöglichen es heute, Dokumente modular zu erstellen, und erlauben die Verwaltung von Modulen, Dokumenten und anderen Objekten in einer Datenbank. Bei zunehmenden Anforderungen durch komplexere und variantenreichere Produkte, steigender Anzahl notwendiger Übersetzungen und allgemeinem Kostendruck bilden Redaktionssysteme die Basis für Prozessverbesserungen in der Technischen Dokumentation.

Redaktionssysteme gestatten die Einbindung von allen erforderlichen Abteilungen in den Redaktionsprozess und die Integration der Technischen Dokumentation in die Systemlandschaft rund um den Produktlebenszyklus. Durch die wesentlich effizientere Arbeitsweise in einem Redaktionssystem lässt sich außerdem die Erstellungszeit von Dokumenten deutlich redizieren: Die Folgen davon sind:

  • Kosteneinsparungen
  • Kürzere Produktionszeiten für Dokumente
  • Qualitätssteigerungen
  • Schaffung von verkäuflichen Merhwert-Dienstleistungen in der Technischen Produktdokumentation

Mit der erreichten höheren Prozesssicherheit sinkt gleichzeitig das Produkthaftungsrisiko, da die Einhaltung von Standards sichergestellt wird und Qualitätsprozesse besser dokumentiert werden. So ist es einfacher möglich, Anleitungen zu erstellen, die den Anforderungen aus Gesetzen, EG-Richtlinien, Normen und weiteren Vorgaben genügen.

Weiterhin sind Unternehmen aufgrund der zumeist medienneutralen Datenhaltung in den Redaktionssystemen auch für zukünftige Entwicklungen gerüstet. Schließlich kommt es in unserer Informationsgesellschaft schon lange nicht mehr darauf an, dass bestimmte Informationen vorliegen.

Es ist vielmehr von Bedeutung, dass sie gefunden, verstanden und weiterverarbeitet werden können. Redaktionssysteme bilden die Grundlage dafür, die im Unternehmen entstehenden Informationen so aufzubereiten, dass sie den Kunden, aber auch internen Unternehmensbereichen wie beispielsweise dem Service/Kundendienst in optimaler Form zur Verfügung gestellt werden.

Im VDMA-Leifaden "Einführung eines Redaktionssystems für die Technische Dokumentation" werden die Vorteile eines solchen Systems sowie Funktionen und Einsatzmöglichkeiten beschrieben. Wirtschaftliche und technologische Aspekte werden dabei ebenfalls betrachtet, da sie für den Auswahlprozess von wesentlicher Bedeutung sind.

Produkte und Dokumente werden immer komplexer, time-to-market-Zeiten immer kürzer. Aus diesem Grund gibt es immer mehr Zielsprachen, in die übersetzt werden muss. Dies führt dazu, dass die Steuerung von Übersetzungsprojekten oft ähnlich viel Zeit in Anspruch nimmt wie die Übersetzung als solches.

Effizientes Übersetzungsmanagement setzt voraus, die Übersetzung als Prozess zu betrachten, der von der Quelltext-Erstellung bis zur Übergabe korrekt formatierter zielsprachiger Texte an die relevanten Systeme reicht.

Die Aufbereitung der Quellinformationen hinsichtlich Strukturierung und Wiederverwendbarkeit und die einheitlich zu verwendende Terminologie sind Grundlagen für die kostengünstige und qualitativ hochwertige Übersetzung.

Aufgrund von Muttersprachler- und 4-Augen-Prinzip, hoher Outsourcing-Quote und verteiltem Arbeiten über Standorte hinweg sind am Übersetzungsprozess üblicherweise zahlreiche Akteure beteiligt. Diese nahtlos einzubinden ist ebenso Voraussetzung für effiziente Übersetzungsprozesse wie die Integration von vor- und nachgelagerten Prozessen.

Mittlerweile sieht sich fast jedes Unternehmen bei der Herstellung von Technischer Dokumentation und Übersetzungen mit einer Vielzahl elektronischer und schriftlicher Kommunikationskanäle und den unterschiedlichsten Datenformen oder Software konfrontiert. Mit diesem Material beschäftigen sich verschiedene interne Abteilungen und unterschiedliche externe Dienstleister.

Einheitliche und konsistente Dokumente und Übersetzungen

Zukünftig werden durch die Möglichkeiten des verteilten Arbeitens tendenziell noch mehr Akteure in den Übersetzungsprozess eingebunden sein. Deshalb lautet die erste Frage auf dem Weg zu einem effizienten Übersetzungsmanagement:

Wie kann ich Ordnung in das unübersichtliche Geflecht bringen und für einheitliche und konsistente Dokumente und Übersetzungen sorgen?

Im Zeitalter der Globalisierung sind Übersetzungsprozesse ein wichtiger Teil der Wertschöpfungskette, sind nach Sprach-Ressourcen ein wichtiger Teil der "intellectual properties" produzierender Unternehmen.

 

Der Fachverband Software und Digitalisierung hat gemeinsam mit Mitgliedern des Maschinen- und Anlagenbaus, der IT-Systemberatung, der IT-Systemanbieter und der Übersetzungsdienstleistungen einen Leitfaden erstellt.

Der Leitfaden soll für die Unternehmen des Maschinen- und Anlagenbaus eine Entscheidungshilfe bei der Einführung eines "Übersetzungsmanagements in der Technischen Dokumentation" sein. Er beschreibt die notwendigen Voraussetzungen für eine qualitativ hochwertige Übersetzung und betrachtet verschiedene Perspektiven, damit auch in Zukunft die Erstellung der erforderlichen Sprachfassungen wirtschaftlich bleibt.

Der Leitfaden richtet sich an die Unternehmensleitung und die Verantwortlichen in den Bereichen Dokumentation, Übersetzung, EDV, Organisation, Kundendienst und Vertrieb, die strategische Entscheidungen für die Ausrichtung ihres Unternehmens treffen.

Der Leitfaden ist beim VDMA-Verlag für 32,00 Euro inkl. MwSt für Mitgliedsfirmen und für 40,00 Euro inkl. MwSt. VDMA-Verlag erhältlich.

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